Электронная трудовая книжка – полный обзор темы для работника и работодателя

По статистике каждый дееспособный гражданин трудоспособного возраста хоть раз в жизни работал по найму. И неважно, исчисляется этот период несколькими днями или десятилетиями.

В любом случае при первичном трудоустройстве работодатель должен завести новичку трудовую книжку – персонализированный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности её владельца.

После принятия в 1918 г. Кодекса о труде была разработана форма трудовой книжки и правила ее использования. С тех пор не единожды менялась её структура и порядок оформления.

С 2020 г. в кадровый обиход вошло новое понятие – электронная трудовая книжка (ЭТК). Именно о ней сегодня я, Алла Просюкова, эксперт онлайн-журнала «Папа Помог», буду подробно рассказывать в этой статье.

Если вы не пенсионер или не иностранный гражданин, то эта тема для вас точно актуальна. Здесь вы найдёте ответы на все основные вопросы по ЭТК.

Присоединяйтесь!

Что такое электронная трудовая книжка, как она выглядит + закон

Начнём разбираться с нововведением с основного понятия:

Электронная трудовая книжка – оцифрованная копия классической бумажной трудовой.

Электронный документ по составу очень схож с его бумажным собратом и содержит следующие поля:

Структура электронного бланка практически полностью повторяет все разделы классической бумажной трудовой книжки. Однако, существует и одно незначительное отличие.

В ЭТК нет раздела, в котором фиксируются награждения работника. Эта информация требуется при оформлении различных почётных званий и льгот. Например, «Ветеран труда».

Регулируется порядок оформления целым рядом федеральных законов и правительственных постановлений.

Основные из них представлены в таблице:

Здесь можно найти всю нужную тематическую информацию. Советую ознакомиться. Если возникнут сложности, пишите в комментариях. Мы обязательно оперативно поможем разобраться!

Что лучше: электронная или бумажная трудовая – плюсы и минусы

Оба варианта имеют как достоинства, так и недостатки.

Для удобства я сгруппировала их в одну таблицу.

Внимательно проанализируйте их. Так вам будет легче определиться с выбором.

Стоит ли переходить на электронную книжку – мнение эксперта

Моё мнение: стоит! Но не прямо сейчас, а ближе к концу 2021 г. К тому времени отладится алгоритм взаимодействия между ответственными сторонами процесса, решатся большинство проблем, возникающих на начальном этапе.

На данный же момент порядок ведения ЭТК вызывает много вопросов на местах в компаниях и организациях. Наверняка ещё не раз будут вноситься поправки в законодательство, регулирующее этот вопрос. Поэтому рекомендую не спешить.

Особенно мой совет актуален для той категории граждан, кому осталось совсем немного до пенсии, мамочек в декрете и т.п.

Помните!

Выбрав электронный формат, а затем передумав, вы не сможете вернуться к её традиционной бумажной форме.

Можно ли отказаться от ЭТК?

Переход на электронную версию трудовой книжки для сотрудников, имеющих бумажный вариант документа, либо успевших устроиться на работу до 31.12.2020 г. – дело сугубо добровольное! Никто не заставит вас переходить на ЭТК принудительно.

Если гражданин устраивается на работу впервые в 2021 г., и у него ранее не было трудовой книжки, то выбирать вариант её оформления ему не придётся. Для этой категории работников предусмотрены только ЭТК.

Как и где оформить ЭТК самостоятельно – пошаговая инструкция

Формированием данных для электронных трудовых книжек занимаются работодатели. Если по каким-либо причинам вы не работаете, то никаких действий предпринимать не нужно до тех пор, пока не решите выйти на работу.

При трудоустройстве до 31.12.2020 г. кадровик компании-работодателя предложит определиться с форматом трудовой книжки и заполнить один из 2-х вариантов заявления.

Внимание!

В любом случае работодатели, начиная с 01.01.2020 г., по всем кадровым перемещениям направляют информацию по каналам ЭДО в ПФР для их фиксации в электронных трудовых книжках. То есть, на весь персонал, независимо от выбранного формата документа, в обязательном порядке Фондом формируется его электронный вариант.

Разница лишь в том, что при выборе ЭТК, работник получает трудовую книжку на руки и больше в ней никогда никаких записей делаться не будет. При выборе бумажного варианта кадровая служба компании вынуждена подавать сведения в электронном виде в Пенсионный фонд и параллельно делать аналогичные записи в её бумажной версии.

По всем поступившим на работу в январе 2021 г. и позже, работодатели автоматически переведут учёт кадровых мероприятий в электронный вид. Надлежаще оформленный бумажный вариант книжки будет выдан работнику на руки.

Пример оформления записи:

С этого момента трудовая книжка будет храниться у вас. Позаботьтесь о её сохранности. Информация, содержащиеся в этом документе, потребуется вам ещё не раз. Например, при выплате пособия по временной нетрудоспособности.

Наталья Соколова несколько месяцев назад перешла работать в новую организацию. До этого по прежнему месту работы она подала заявление и перешла на ЭТК.

И всё было хорошо до тех пор, пока девушка не оформила больничный лист, а вернее, пока не получила оплату за дни болезни.

Размер пособия по листку нетрудоспособности зависит от страхового стажа и среднего заработка.

Страховой стаж	% от среднего заработка
6 мес.-5 лет	60
5-8 лет	80
свыше 8 лет	100

Страховой стаж Натальи 15 лет, а значит, она могла рассчитывать на полноценный доход, равнозначный её обычной зарплате. Однако получила сущие гроши.

Причина: работодателю для расчёта пособия по больничному листу были доступны только данные о стаже начиная с 2020 г. Девушка не предоставила вовремя бумажную трудовую книжку, т.к. не помнила, куда её положила. Стаж не подтверждён, поэтому размер выплат составил 60%, вместо 100%.

Конечно, позже сделали перерасчёт и пособие доплатили, но понервничать Соколовой всё же пришлось.

А теперь представьте, что бы было, если бы бумажный вариант трудовой книжки не нашёлся. Едва ли девушке удалось бы быстро восстановить информацию о стаже за 15 лет.

И таких случаев может быть немало. Вот вам ещё одна ситуация, часто встречающаяся на практике после введения ЭТК.

Михаил Звягинцев недавно приехал в Казань. В скором времени он решил купить квартиру по ипотеке. Подобрал вариант, но продавцы недвижимости ждать долго не могли. Поэтому ипотечный кредит надо было оформить быстро. Подходящее кредитное предложение нашлось в одном из местных банков.

Мужчина оперативно собрал документы, взял справку о трудовой деятельности у своего нынешнего работодателя. Банк документы проверил и запросил подтверждение стажа за последние 10 лет. Вот здесь и потребовалась «старая» бумажная трудовая книжка, т.к. в справке были лишь данные за текущий 2020 г.

Но вот незадача, не было у Михаила её с собой. Часть деловых бумаг он оставил в доме родителей в другом городе. Пока Звягинцев ездил за книжкой, квартиру продали.

Так что, получив трудовую книжку на руки, берегите её и держите при себе!

Выписка из ЭТК – как получить и как проверить

Получить выписку можно онлайн одним из 2-х способов:

• через личный кабинет на официальном портале ПФР;
• через сайт «Госуслуг» РФ.

Рассмотрим подробнее вариант получения выписки через портал «Госуслуги». Чтобы воспользоваться услугой, нужна подтверждённая учётная запись.

Шаг 1. Переходим на сайт «Госуслуги РФ».

Шаг 2. Входим в свой личный кабинет. Кнопка в самом верху справа.

Шаг 3. Выбираем раздел «Услуги».

Шаг 4. Находим вкладку «Органы власти» и «ПФР».

Шаг 5. Выбираем пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

Шаг 6. Нажимаем на строку «Получить выписку онлайн». Далее следуем инструкции.

Шаг 7. Получаем готовую выписку в своём ЛК или на электронной почте. Срок формирования в течение суток. Обычно 15-30 минут.

Шаг 8. Сверяем записи с оригиналом.

Сведения будут подтверждены ЭЦП ответственного сотрудника ПФР. При необходимости документ можно распечатать.

Если требуется бумажный вариант выписки, то следует лично с паспортом обратиться в:

• клиентское подразделение пенсионного ведомства;
• многофункциональный центр;
• кадровую службу по последнему месту работы.

Видео-инструкция по проверке сведений по ЭТК:

Информация для работодателя

Независимо от масштабов компании и количества сотрудников работодателю необходимо до 31 декабря 2020 г. получить у персонала компании заявление о выборе способа фиксирования сведений о трудовой деятельности.

Кроме того, кадровые службы компаний должны подготовиться к переходу.

Мы рекомендуем следующий комплекс подготовительных мероприятий:

1. Вручить уведомление каждому сотруднику о предстоящем переходе.
2. Приказом назначить ответственного, определить перечень и сроки планируемых мероприятий.
3. Создать email для электронного документооборота, приёма запросов сотрудников на выдачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
4. Проверить технические возможности используемого в компании программного обеспечения для бесперебойной передачи информации в ПФР.
5. Провести проверку сведений, содержащихся в бумажных экземплярах, на предмет корректности заполнения.
6. Внести изменения в локальную нормативную документацию компании, дополнив их информацией о порядке обработки/хранения/выдачи сведений о трудовой деятельности сотрудников.
7. Утвердить перечень и график сдачи отчётности.
8. В январе 2021 г. организовать выдачу бумажных экземпляров работникам, перешедшим на электронный формат.

Как вести учёт и отчётность автоматизированным способом

Для организации учёта и составления отчётности по трудовой деятельности персонала с учётом всех нововведений во все применяемые для этих целей программные обеспечения разработчиками оперативно вносились необходимые правки.

Например, в 1С без проблем можно заполнить и распечатать необходимые заявления, провести их проверку и отправить отчёты напрямую в Фонд.

Я подготовила на этот счёт мини-инструкцию:

1. Входим в 1С.
2. Выбираем из меню раздел «Зарплата и кадры».
3. Идём в пункт «Электронные трудовые книжки».
4. Жмём «Создать». Из выпавшего списка выбираем «Заявление о предоставление сведений о трудовой деятельности». В открывшейся форме нажимаем заполнить.
5. Проверяем данные. Сохраняем и проводим запись.
6. Распечатываем документы. Подписываем у сотрудников.
7. Переходим в раздел регламентированные отчёты. Нажимаем создать «СЗВ-ТД».
8. В открывшемся отчёте выбираем текущий месяц. Жмём «Заполнить».
9. Форма заполняется информацией по сотрудникам, по которым были сформированы заявления.
10. Нажимаем поочерёдно: запись-провести-проверка-отправить.

Не пользуетесь бухгалтерскими сервисами? Не беда! Сформировать и передать отчёт можно прямо в ЛК страхователя на официальном портале Пенсионного ведомства.

Отчёты в ПФР

В связи с переходом на ЭТК с января 2020 г. все работодатели предоставляют отчётность по форме СЗВ-ТД.

Отчитываться нужно по всем работникам (штатным, и совместителям: внутренним и внешним), независимо от выбранного ими варианта ведения трудовых книжек, при наступлении следующих событий:

Совет!

Сомневаетесь, подавать или нет сведения? Посмотрите, есть ли ваше кадровое мероприятие в перечне в отчёте. Если его там нет, то СЗВ-ТД не отправляем.

Срок подачи отчёта по уволенным/принятым работникам: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

По прочим перемещениям персонала отчитываемся до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло данное событие.

Важно!

Подаём сведения о трудовой деятельности только с 01.01.2020 г. и далее. На сегодняшний день перед работодателями не стоит задача полной оцифровки для ПФР бумажных трудовых книжек персонала.

Всеми тонкостями формирования электронной отчетности по ЭТК вы овладеете, просмотрев видео ниже:

Как принять/уволить работника

Приём и увольнение сотрудников явление довольно частое в любой фирме. С появлением ЭТК никаких особых изменений этот процесс не претерпел.

Вот так выглядят пошагово эти процессы:

Главные выводы

Давайте подытожим!

Мы рассмотрели основные моменты перехода на электронные трудовые книжки. Разобрались с понятием ЭТК, проанализировали порядок их введения и оформления.

В рамках одной статьи невозможно охватить все аспекты этого нововведения.

Рассказывайте о своих проблемах в комментариях, задавайте вопросы. Ответим всем!

С уважением,
эксперт портала «ПАПА ПОМОГ» по бухгалтерским вопросам,
Алла Просюкова

(20 оценок, среднее: 3,30 из 5)

Загрузка...